Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаряВсем известно, что самыми сложными являются те профессии, занятие которыми предполагает непосредственное общение с людьми. Если взглянуть на этот вопрос непредвзято, то в нем нет ничего не обычного. Человек не робот, и его почти невозможно принудить поступать так, как ему не хочется, если это не связано с выполнением каких-либо важных государственных или общественных задач. А вот в условиях, далеких от экстремальных, люди ведут себя сообразно своему настроению, привычкам, желаниям, одним словом, по-разному. Потому-то так трудно тем, кто по роду своей деятельности обязан лично встречаться с людьми, выслушивать их просьбы, пожелания с целью помочь решить волнующие их проблемы.

Читайте также: Должностная инструкция специалиста по охране труда

Секретарь руководителя – одна из таких нужных и важных профессий, предполагающая тесный контакт с людьми. Само слово «секретарь» переводится как «имеющий доверие, доверенный». Часто к нему прибавляется слово «референт», что значит «сообщающий, относящий», иными словами, консультант по различным вопросам.

Современный секретарь – референт представляет собой работника офиса с необычайно широким кругом обязанностей, начиная от обычного делопроизводителя или офис-менеджера и заканчивая личным помощником директора крупной компании или фирмы. Работа секретаря востребована везде – и в учебной части университета, в различных властных структурах, и даже при проведении судебного заседания. От него требуется знание многих иностранных языков, широкий кругозор, деловитость, аккуратность, активность, оперативность при принятии решений и еще много чего. Проще говоря, секретаря можно сравнить с таким себе универсальным солдатом, все умеющим, все могущим и обладающим доверием со стороны руководства.

Основные общие обязанности секретаря:

• работа с входящими телефонными звонками;
• разработка, согласование графика и ведение приема посетителей;
• ведение документооборота входящей и исходящей корреспонденции;
• подготовка и участие в служебных переговорах и деловых встречах;
• обеспечение поездок руководящих работников (билеты, бронирование гостиниц и пр.);
• обеспечение канцелярскими товарами офисных работников и т. д.

Необходимо еще раз подчеркнуть, что это лишь общие обязанности. В реальности секретарь выполняет несоизмеримо больший круг обязанностей, которые зависят от разнообразных факторов, таких как область деятельности организации, ее структура, форма собственности и т. п.

Профессия не для слабых

Нет ничего удивительного в том, что руководитель любого ранга не отказался бы от толкового, грамотного и надежного секретаря, на которого можно положиться во всех важных, в том числе и деликатных, вопросах. Сегодняшние требования к помощнику первого лица любой организации необычайно высоки. Но самое главное требование к нему одно – он должен обладать еще и незаурядными организаторскими способностями. Вот тут и понадобятся навыки настоящего секретаря работать с людьми, его коммуникативность, эрудиция и способность к принятию нестандартных решений.

Интересно, что в старину представители этой профессии были сплошь мужчинами, в наше же время на этой ниве заняты преимущественно женщины, хотя и не везде. То, что в нашем нынешнем представлении секретарь – профессия женская, никоим образом не умаляет требования к человеку, решившему пойти по этой стезе. К тому же секретарская работа дает мало шансов для карьерного роста. Его место, в некоторой мере, занимает рост зарплаты за растущий объем лично выполняемых задач.

Читайте также: Образец должностной инструкции сторожа

Работать по инструкции

Должностная инструкция секретаряДолжностная инструкция секретаря не входит в перечень документов, которые обязательно отрабатываются на любом предприятии, однако она просто необходима для четкого регламентирования задач, возложенных на данное должностное лицо. Важность этого документа для самого ответственного работника не подлежит сомнению, так же важен он и для руководства.

Кстати, нередки случаи, когда именно должностная инструкция становится доказательной базой при разрешении всяких конфликтных ситуаций на производстве. Именно поэтому она должна быть составлена четко и конкретно, чтобы исключить двойное толкование ее положений. Как и во многих других случаях, единой установленной формы этого документа нет. Поэтому его можно составлять в произвольной форме, учитывая специфику деятельности конкретного субъекта хозяйствования и помня о том, что основные функции секретаря одинаковы на каждом из них.

Обычно должностная инструкция секретаря состоит из следующих разделов:

• общие положения (о чем документ, порядок подчиненности секретаря, его назначения и увольнения, требования к его квалификации, что он должен знать и уметь и др.);
• должностные функции (четко расписывается, чем он конкретно должен заниматься);
• права по должности (на что он имеет право в плане взаимодействия с другими подразделениями организации);
• должностная ответственность (максимально четко указываются все те нарушения в работе, за которые он может быть наказан);
• прочие требования и условия (например, условия работы, имеет ли он право подписи и т. д).

Читайте также: Какая должностная инструкция у программиста

Документ обязательно утверждается руководителем предприятия (организации) и доводится до исполнителя под личную подпись.

Внимание! В рамках нашего портала вы можете получить консультацию корпоративного юриста совершенно бесплатно. Для этого достаточно просто оставить вопрос в форме ниже. Обращайтесь!

Понравилась статья? Поделить с друзьями:



Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Капча загружается...