Должностная инструкция документоведа

Должностная инструкция документоведаДолжностная инструкция обычно входит в пакет документов каждого отдельного сотрудника и является регулирующим в рабочем процессе. Довольно часто не применяется на предприятиях частной формы собственности, при этом входит в список обязательных документов, используемых для оформления работников на производственных предприятиях, государственных структур. В коммерческих компаниях должностная инструкция документоведа отражает принципы и содержит элементы утвержденной учетной политики предприятия.

Принципы составления документа

Основные принципы по составлению данного внутреннего документа идентичны аналогичным должностным инструкциям для других должностей. К общим требованиям к документу относят:

• соответствие утвержденному квалификационному справочнику;
• отражение основных процессов документооборота, находящегося в ведении документоведа.

К рекомендациям по составлению можно отнести использование развернутой формы с детализацией должностных обязанностей. В то же время документ не должен подробно описывать все операции, а только общие принципы, систему учета и контроля качества исполнения. Должностная инструкция документоведа по умолчанию должна отражать принципы учетной политики и следования ей другими отделами предприятия.

По сути, на документоведа возлагается обязанность не только вести документы, но и определенные контроллинговые функции. Аудиторская составляющая деятельности данного сотрудника может быть расписана более подробно, чем предлагает это базовый вариант инструкции.

Основные особенности должностной инструкции документоведа

Кроме аудиторской составляющей, которая может быть использована в качестве связующего контроллингового звена по отслеживанию характера подготовки документации и ведения документооборота предприятия, существуют общие требования. Именно им должен строго соответствовать базовый вариант данного документа:

1. Название должности – ведущий документовед. Могут быть использованы допустимые вариации должности:
• секретарь-документовед;
• помощник документоведа;
• младший документовед.

Читайте также: Образец должностной инструкции заведующего хозяйством

В должностной инструкции традиционно отражаются особенности подчинения сотрудника и непосредственный руководитель, а также ряд обязанностей, связанных с полномочиями специалиста.
Должностная инструкция документоведа2. Как уже говорилось, основные требования к должностным обязанностям обязаны соответствовать «справочнику квалификационных характеристик профессий работников».
3. Должность относится к категории – руководители, профессионалы, квалифицированные сотрудники, технические работники;
4. Рекомендованное образование и квалификационная степень – магистр, специалист. Иными словами, ведение документов доверяют сотрудникам только с полным высшим образованием. Специализация определяется сферой деятельности предприятия. Документовед в нотариальной конторе желательно должен иметь юридическое образование. Сотрудник бухгалтерии – получить степень по квалификационному курсу «учет и аудит». В школе и детском саду требуется педагогическое образование. Такой подход обеспечивает более глубокое понимание сотрудником своих служебных обязанностей.
5. Обновление документа – раз в три года.
6. Должностная инструкция утверждается по распоряжению руководителя предприятия и соответствует штату и штатному расписанию компании, учреждения или предприятия.

Учитывайте, что должность документоведа в разных сферах подразумевают различные требования к формату работы. По этим причинам должностные требования и инструкция отражают именно производственную или коммерческую специфику. В должностной инструкции можно определить образование сотрудника, ученую степень, навыки и умения. Такая форма позволит лучше отрегулировать рабочий процесс в будущем и нанять подходящего работника, учитывая все потенциальные обязанности, профстандарт в разных сферах производства или образовательном учреждении.

Должностная инструкция документоведа в 2018 году – примеры

Приведем некоторые требования к данному документу. Несмотря на довольно свободные требования к базовому варианту, стоит максимально соблюдать требования, которые отражают специфику квалификационной должности:

1. В отличие от других версий, инструкция документоведа желательно должна содержать информацию об ответственном лице, его разработавшем, дату утверждения, согласования, интервал обновления.
2. Инструкция определяет квалификационную категорию «профессионалы», требования к опыту работы (обычно не менее 2-х лет) и образованию. Для удобства опишите вид и сферу квалификационного статуса, в том числе специальность.
3. Особое внимание уделяется знаниям и навыкам. Приведем сокращенный базовый список требований к новому сотруднику:
• обладает знаниями по составлению и учету документов предприятия, строгой отчетности и других (постановлений, приказов, распоряжений, выписок собраний акционеров, нормативов документарного обеспечения);
• знает основы планирования и технологию работы с использованием методов электронного документооборота;
• изучил методы организационной оптимизации, анализ, исследования и стандарты унифицированных документарных систем;
• хорошо представляет себе порядок библиографического оформления документов разного класса;
• изучил основы управления и бизнес-контроллинга;
• знает основы организации государственных учреждений и коммерческих предприятий, включая экономические и правовые особенности деятельности и др.

Должностные обязанности должны содержать достаточно подробное описание рабочего процесса. При необходимости применяются дополнительные внутренние нормативные акты, как говорилось, относящиеся к учетной политике предприятия. В государственных и образовательных учреждениях используются нормативы из профессиональной сферы.

Права подразумевают четкое описание основных прав и полномочий документоведа. Пункт «Ответственность» документирует как общие, так и вполне конкретные требования к неразглашению информации. В государственных предприятиях и силовых структурах данная должность относится к категории государственной тайны.

На этой странице вы найдете полезные примеры актуальных инструкций, составленных в 2018 году, которые помогут организовать рабочий процесс сотрудников, работающих с документами.

Внимание! В рамках нашего портала вы можете получить консультацию корпоративного юриста совершенно бесплатно. Для этого достаточно просто оставить вопрос в форме ниже. Обращайтесь!

Понравилась статья? Поделить с друзьями:



Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Капча загружается...