Образец заполнения авансового отчета по командировке

Образец заполнения авансового отчета по командировкеПеред запланированной заранее командировкой работник может попросить денег на служебные расходы. Это в обязательном порядке оформляется документально. Иными словами, в таком случае работник должен написать соответствующее заявление. При этом следует отметить, что «служебные расходы» – это достаточно размытая формулировка. Сюда, например, входят средства, которые можно потратить на:

• проезд туда и обратно;
• питание;
• проживание.

Вместе с тем по приезду работник обязательно должен отчитаться о том, сколько именно средств было им потрачено и на какие цели. В документе при этом указывается итоговая сумма расходов. Если она больше того, что было ранее выдано на служебные расходы, то разницу сотруднику должна компенсировать организация. Впрочем, чаще бывает обратная ситуация. То есть работник в командировке потратил меньше денег, чем ему было выдано на служебные расходы. В таком случае он обязан вернуть остаток в полном объеме. Чтобы не возникло никаких недоразумений, как раз и нужен авансовый отчет по командировке. В дополнение к данному документу в бухгалтерию также следует передать и оригиналы чеков, подтверждающих расходы.

Авансовый отчет по командировке – правила и образец заполнения

Данный документ обязателен в случае, если работник получил определенную сумму на служебные расходы. Данный момент четко прописан в соответствующих нормах законодательства.

В частности, согласно НК РФ, вся информация должна быть подтверждена первичной документацией. Относится к таковым и отчет о командировке. Ведь именно этот документ и подтверждает расходы работника.

Для бухгалтерии предприятия или организации такой отчет является основанием для перечисления средств с целью покрытия выделенных денег на служебные расходы. Кроме того, документ также становится еще и подтверждением фактических трат. Составлением отчета работник занимается уже после возвращения из командировки. Далее документ передается в бухгалтерию для последующих действий. Обратите внимание, что отчет обязательно должен быть заверен подписью руководителя предприятия или организации.

Заполнять отчет необходимо в соответствии с определенными правилами, поскольку он является документом строгой отчетности. Здесь, в частности, предусмотрена специальная форма. Составляется такой отчет в единственном экземпляре. Никаких копий в данном случае законодательством не предусмотрено. Следует отметить, что в 2018 году правила заполнения такого документа практически не изменились. Единственным нововведением можно назвать появление новой строки, в которой бухгалтер предприятия или организации должен подтвердить факт получения отчета. В остальном же документ заполняется в соответствии с действовавшими ранее правилами.

Читайте также: Какая зарплата у сварщика в России

В частности, на лицевой стороне следует указать личные данные сотрудника. Кроме того, здесь также описывают документы, которыми подтверждается выдача денежных средств. Также здесь сообщаются сведения по предыдущему авансу, если таковой, конечно, имел место. На оборотной стороне работник указывает число и месяц, когда были произведены расходы. Помимо этого здесь необходимо сообщить наименование документа, подтверждающего данные операции. Для этого в типовом бланке предусмотрены специальные графы. Оригиналы документов, подтверждающих расходы, нужно обязательно сохранить. Ведь по приезду их необходимо приклеить на отдельный лист бумаги (формата А4) и передать в бухгалтерию. Далее уже принимается решение относительно последующих манипуляций. Иными словами, бухгалтерия подсчитает, кто кому должен – предприятие сотруднику или наоборот.

Заполнить такой документ не очень сложно. Ведь получив (или скачав и распечатав) типовой бланк, следует просто правильно вписать нужные сведения в соответствующие графы. Поэтому здесь просто нужно быть предельно внимательным, чтобы не допустить никакой ошибки. Естественно, документ заверяется подписью составившего его работника. Без этого отчет просто не примут. После того как работник подписал документ, он передает его в бухгалтерию. Там внимательно изучают полученный отчет, проверяя, не допущено ли каких-то ошибок. Также отчет заверяется и подписью руководителя структуры. Без нее работнику просто не перечислят израсходованные им сверх выделенной суммы средства.

Образец заполнения авансового отчета по командировкеТакже следует отметить еще один важный момент. Все дело в том, что для такого отчета предусмотрены определенные сроки сдачи. Работник должен подать в бухгалтерию документ не позднее чем через 3 суток после возвращения из командировки. Также к отчету следует приложить и некоторые сопроводительные документы. Это, в частности, командировочное удостоверение. Данный документ оформляется еще перед поездкой. Здесь проставляются все даты. Кроме того, необходимо подтверждение и принимающей стороны (подпись и печать). После того как сотрудник вернется, в бухгалтерии обязательно должны проставить в командировочном удостоверении дату его приезда.

Кроме того, выше мы уже отмечали, что вместе с отчетом сотруднику необходимо представить все документы, подтверждающие его расходы – квитанции, чеки, накладные, билеты и так далее. Если в командировке были какие-то иные, дополнительные траты, они также должны быть подтверждены документально. Бухгалтерия, в свою очередь, внимательно проверяет все полученные документы. Понятно, что ошибку в данном случае лучше выявить заранее.

Следует отметить, что если сотрудник был откомандирован за пределы России, то к составлению отчета предъявляются несколько иные требования. Например, организация имеет право самостоятельно установить размер суточных для каждого конкретного случая. Соответствующие цифры фиксируются в локальных актах. При этом следует учитывать, что налогом не облагаются суммы, не превышающие 2,5 тысячи рублей в день. В отдельном порядке работнику оплачивают проезд к месту назначения. Здесь может быть учтена, в том числе, и оплата услуг такси. Все расходы на проживание обязательно подтверждаются документально. При этом работнику могут установить определенный лимит по данной статье. Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта и визы, также компенсирует организация, равно как и прочие сборы и пошлины, непосредственно связанные с командировкой.



Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Капча загружается...